Politique

Matériaux de construction CanWel ltée s'est engagée à mettre à jour et à protéger l'exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses employés et des personnes avec qui elle fait affaire.  CanWel protégera la confidentialité des renseignements personnels des employés, des candidats à l'emploi et des personnes ainsi que les renseignements personnels reçus par la compagnie provenant d'autres sources en tout temps, c'est-à-dire pendant et après la période d'emploi dans la compagnie.  

Renseignements personnels

Les renseignements personnels sont des renseignements au sujet d'une personne identifiable.  

Les renseignements personnels incluent, sans restriction, le numéro d'assurance sociale, le sexe, le salaire, les renseignements sur la famille/les personnes à charge, l'adresse du domicile, la date de naissance, les dossiers d'emploi, les formulaires sur les avantages, les évaluations et tout autre renseignement qui identifie les individus ou permettrait à quelqu'un de contacter un individu.

Le nom d'une personne n'a pas besoin d'être attaché aux renseignements pour que cela soit qualifié de renseignement personnel.  Renseignements personnels n'incluent pas le nom, le titre, l'adresse commerciale ou le numéro de téléphone d'un employé d'une organisation.

Les dix principes régissant la protection de la vie privée

Comme élément de son engagement à protéger la vie privée, CanWel a adopté les dix principes suivants basés sur la loi de la protection des renseignements personnels au Canada, nommée Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ).  Cette politique de protection de la vie privée décrit comment CanWel recueille, utilise et communique les renseignements personnels concernant ses employés.

Responsabilisation

CanWel est chargée de protéger les renseignements personnels en sa possession et elle a désigné des personnes responsables d'assurer le respect de ces principes de protection de la vie privée au sein de la compagnie.

Responsable de la protection de la vie privée :
CanWel a désigné un responsable de la protection de la vie privée :  Martin Hope, directeur financier.  Le responsable de la protection de la vie privée peut être contacté à l'adresse indiquée à la fin de cet énoncé.

Gestion de cette politique :
Les directeurs, les cadres et les superviseurs ont la responsabilité de et doivent faire observer par leur équipe la conformité de la politique de la protection de la vie privée de CanWel pour s'assurer que :

Les buts sont définis pour la collecte des renseignements personnels
Le consentement est obtenu pour la collecte et la communication des renseignements
La collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels est limitée
Les renseignements sont exacts, complets et à jour
Des mesures de sécurité adéquates protègent les renseignements personnels contrôlés par CanWel
Les calendriers de conservation et de destruction sont maintenus
Les contrats avec des tiers détenant de l'information de CanWel devront inclure des clauses de protection de la vie privée.

Les directeurs et les superviseurs sont responsables de la collecte, du traitement et de la sécurité des renseignements personnels sous leur contrôle.  Les directeurs et les superviseurs devront informer et former les employés qui ont accès aux renseignements personnels sur les procédures et la politique de protection de la vie privée de CanWel.

Tous les employés de CanWel sont liés en vertu de cette politique de protection de la vie privée à maintenir et protéger la confidentialité des renseignements personnels et à suivre les procédures de protection de la vie privée établies par CanWel lorsqu'ils recueillent, utilisent, communiquent et sauvegardent des renseignements personnels.

Tous les fournisseurs tiers de CanWel sont liés contractuellement à respecter la confidentialité des renseignements personnels et à ne pas utiliser ces renseignements personnels à des fins non liées au service ou au produit pour lequel ils sont engagés à fournir et qui n'est pas conforme aux pratiques et politiques de protection de la vie privée de CanWel.

Identification des fins

Les fins auxquelles les renseignements personnels sont collectés seront identifiées avant ou au moment de la collecte des renseignements personnels.

CanWel collecte, utilise et communique des renseignements personnels dans le but d'établir, de gérer et de promouvoir les relations d'emploi avec ses employés [actuels, à la retraite ou licenciés] ou avec des candidats à l'emploi et d'autres personnes.

Ces fins sont les suivantes :

Établir et maintenir les relations de travail avec les employés, les candidats à l'emploi et autres personnes intéressées
Administrer les rémunérations, les programmes de motivation, les avantages sociaux, les régimes de pension, et les programmes de santé-sécurité
Répondre aux exigences réglementaires légales, statutaires et autres
Gérer nos employés en termes de décisions de plan du personnel, de recrutement et de relève. Cela inclut la gestion du perfectionnement de l'employé, les évaluations de gestion du rendement, et la mise en valeur de notre capacité à atteindre les objectifs commerciaux
Administrer et/ou protéger les avoirs de l'entreprise tels que la communication, les réseaux, la messagerie vocale et l'Internet.
CanWel indiquera soit oralement, soit électroniquement ou par écrit, au moment de recueillir les renseignements personnels ou avant, à quelles fins ils sont recueillis.  

Consentement

Le consentement de toute personne devra être obtenu pour la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels, excepté dans certaines circonstances exigées ou permises par la loi.

La politique de CanWel est de recueillir, d'utiliser et de communiquer des renseignements personnels concernant ses employés et d'autres personnes avec le consentement et à la connaissance de ceux-ci, à moins que cela ne soit exigé ou permis par la loi.  Avant de collecter des renseignements personnels, la compagnie identifiera à quelles fins ils sont nécessaires et limitera la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels à ces fins.

Le consentement peut être obtenu de différentes façons. CanWel peut obtenir un consentement explicite ou peut déterminer que le consentement a été implicite compte tenu des circonstances.

En remplissant des demandes d'emploi, des formulaires de pension ou d'avantages sociaux ou des contrats d'embauche, les employés et les personnes consentent à la collecte et à l'utilisation des renseignements personnels aux fins établies dans la politique de protection de la vie privée et à la communication des renseignements personnels aux personnes identifiées dans la politique de protection de la vie privée aux fins notées dans la section ci-dessus.

Dans certaines circonstances selon les renseignements personnels requis, un consentement écrit sera obtenu et les employés seront avisés à l'avance de la collecte, de l'utilisation et de la communication des renseignements personnels.

Les employés et les individus pourront remettre ou retirer leur consentement à CanWel  et aux tiers désignés pourvu qu'il n'y ait aucune raison contractuelle ou légale pour les empêcher de le faire.  Selon les circonstances, cependant, le retrait de consentement pourrait avoir des répercussions sur la capacité de CanWel à continuer de fournir des programmes d'emploi, de rémunération, d'avantages sociaux aux employés, ou des produits ou services aux individus.  Les employés et les individus pourront contacter CanWel pour davantage d'information concernant les implications d'un retrait de consentement.

Généralement, la divulgation des renseignements personnels d'un employé et d'un individu sera restreinte à ceux qui ont besoin et qui ont le droit de connaître ces renseignements. Les renseignements personnels seront accessibles aux employés de CanWel qui ont besoin de ces renseignements dans l'exercice de leurs activités.  Ces employés incluront, sans être limité à, les administrateurs de la paie/des avantages sociaux, les superviseurs, les directeurs et le personnel des services des ressources humaines.

Exceptions

CanWel peut collecter, utiliser ou divulguer les renseignements sans la connaissance ou le consentement d'un individu dans certaines circonstances permises par la loi ou lorsque exigées par un tribunal ou par un organisme de réglementation, ou par les conseillers juridiques pour protéger les intérêts de CanWel, ou en situation d'urgence où la vie, la santé ou la sécurité d'une personne est menacée.

CanWel peut divulguer des renseignements personnels sans la connaissance ou le consentement préalable de la personne concernée dans les situations suivantes :

à un avocat ou tout autre représentant légal de CanWel
à un organisme ou une agence gouvernementale dans certaines circonstances (par exemple :  l'Agence des douanes et de Revenu du Canada, Assurance-emploi, les normes d'emploi provinciales)
pour recueillir une dette, ou se conformer à une citation à comparaître, un mandat ou toute autre injonction de la Cour, ou tel qu'exigé par un tribunal
dans des circonstances permises par la loi

Limitation de la collecte

La collecte de renseignements personnels devra être limitée à ce qui est nécessaire aux fins identifiées et seront collectés de façon honnête et licite.

Lors de la collecte de renseignements personnels, CanWel les collectera normalement directement des personnes à qui appartiennent les renseignements personnels sous la forme de formulaires ou de demandes remplis, ou par voie de correspondances tels que par téléphone, courrier et courriels.

Les renseignements personnels peuvent être collectés à partir d'autres sources avec l'accord préalable de l'individu, tels que les employeurs antérieurs, les références personnelles ou à partir d'un tiers ayant le droit de communiquer des renseignements.

Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

Les renseignements personnels ne doivent être utilisés ou communiqués qu'à des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que l'individu n'y ait consenti ou lorsque permis ou exigé par la loi.  Les renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou tel qu'exigé ou permis par la loi.

Les renseignements personnels seront conservés dans les dossiers de la compagnie pour aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins identifiées, ou tel qu'exigé ou permis par la loi. Les renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire dès qu'ils ne seront plus requis.

CanWel communique les renseignements personnels des employés à des tiers pour les besoins de préparation de la paie, la rémunération, le versement des avantages sociaux et des pensions, pour les employés et les agents et tout autre service d'emploi connexe, ou tel qu'exigé par une loi applicable, ou tel qu'autrement établi dans cette politique.

Exactitude

Tous les renseignements personnels collectés, utilisés ou communiqués seront aussi exacts, complets et à jour que le nécessitent les fins auxquelles ils sont destinés.

CanWel fera un effort raisonnable pour s'assurer que tout renseignement personnel est exact, complet et à jour tel que requis aux fins identifiées.  CanWel fera confiance à ses employés et aux individus pour fournir des renseignements exacts et pour aviser la compagnie de tout changement.

Les employés et les individus au courant de toute inexactitude ou changement dans leurs renseignements personnels doivent contacter le service des Ressources humaines, selon la nature des renseignements.

Protection des renseignements

Les renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité correspondant au degré de sensibilité des renseignements reçus.

CanWel est tenue de protéger les renseignements personnels de ses employés, [y compris les candidats à l'emploi, les employés actuels, à la retraite ou licenciés] et des individus, et a mis en oeuvre les mesures de sécurité nécessaires appropriées au degré de sensibilité des renseignements pour les protéger contre la copie, l'utilisation, la communication et l'accès non autorisés.

Cela signifie que les renseignements personnels sont protégés :

De façon physique par les mesures de sécurité de l'immeuble, et des classeurs verrouillés
Au niveau de l'organisation par les politiques, les procédures, la formation de l'équipe et par des niveaux d'accès limités
De façon technologique par un usage approprié des mesures électroniques, incluant les mots de passe, les antivirus, et l'utilisation de coupe-feu.

Tous les employés, agents ou fournisseurs de services de CanWel sont tenus de suivre les pratiques et politiques de protection de la vie privée pour protéger et sauvegarder les renseignements personnels et ne peuvent pas utiliser les renseignements à des fins non autorisées.

Si CanWel reçoit une demande de divulgation de renseignements personnels, la compagnie ne le fera que si elle a identifiée et vérifié de façon satisfaisante le bien fondé de l'organisation ou de la personne ayant fait la requête ou tel qu'exigé ou permis par la loi, ou par une autorisation écrite d'un employé passé ou présent.

Transparence

CanWel fournira des renseignements aux individus à propos de ses pratiques et politiques concernant la gestion des renseignements personnels.

Les employés et autres individus peuvent obtenir davantage d'informations au sujet des procédures et des politiques de protection de la vie privée de CanWel en contactant le responsable de protection de la vie privée par écrit.  La politique de protection de la vie privée est disponible dans le manuel Politiques, processus et procédures de CanWel, dans le Manuel de l'employé de CanWel et sur le site Internet de la compagnie.

Accès aux renseignements par un individu

Sur une demande écrite au responsable de protection de la vie privée de CanWel, un individu sera informé de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et aura accès à ces renseignements comme exigé ou permis par la loi.  Les individus peuvent contester  l'exactitude et l'intégralité de ces renseignements personnels et demander des corrections au besoin.

Les employés et les individus ont le droit d'accéder et de vérifier les renseignements personnels conservés dans les dossiers de la compagnie et de demander que tout renseignement personnel inexact dans les faits soit corrigé, sous réserve d'exemptions dans la législation applicable.  Selon les circonstances, CanWel peut ne pas toujours être capable de donner accès à tous les renseignements personnels, et si cela est le cas, CanWel expliquera les raisons de ce refus d'accès par écrit à l'individu.

CanWel doit fournir une occasion raisonnable aux individus de réviser et de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements personnels.  Une déclaration de désaccord sera jointe aux dossiers lorsqu'une correction demandée ne peut être faite.

Les employés peuvent demander l'accès à leur dossier d'employé en contactant le service des Ressources humaines.

Contestation de la conformité

Un individu sera en mesure d'envoyer une contestation concernant la conformité aux principes énoncés ci-dessus, aux responsables de la conformité de CanWel.

C'est la politique de CanWel de répondre à toutes les demandes, les requêtes d'accès aux renseignements personnels et aux inquiétudes dans les 30 jours suivant leur réception à moins que cela ne soit autrement permis ou exigé par la loi.  Les demandes doivent être faites par écrit et adressées à l'attention du responsable de la protection de la vie privée.  Si le responsable de la protection de la vie privée est dans l'incapacité de répondre à la demande dans les 30 jours, les individus doivent être prévenus avant la fin de la période des 30 jours de la date à laquelle ils peuvent espérer une réponse.

Toutes les plaintes de non-respect de la protection de la vie privée doivent être adressées par écrit à l'attention du responsable de la protection de la vie privée.  C'est la politique de CanWel de répondre aux plaintes dans les 30 jours suivant leur réception.  Si le responsable de la protection de la vie privée est dans l'incapacité de répondre à la demande dans les 30 jours, les individus doivent être prévenus avant la fin de la période des 30 jours de la date à laquelle ils peuvent espérer une réponse.

Pour contacter le responsable :

Le responsable de la protection de la vie privée peut être joint par écrit, à l'adresse suivante :

Matériaux de construction CanWel ltée
1510 - 700 West Georgia Rue
P.O. Box 10034, Pacific Centre
Vancouver, BC  V7Y 1A1
Téléphone :  604-432-1400
Télécopieur :  604-436-6674

À l'attention du :  Responsable de la Protection de la vie privée

Veuillez prendre note que toutes les demandes et les plaintes devront être adressées PAR ÉCRIT à l'attention du responsable de la protection de la vie privée.  Les appels téléphoniques NE SERONT PAS ACCEPTÉS.  Veuillez vous assurer d'avoir inscrit vos nom, adresse et numéro de téléphone ainsi que les renseignements en relation avec la nature de votre demande ou de votre plainte.